Organizar un evento multilingüe exige decidir pronto tres cosas: qué idiomas se van a escuchar, qué modalidad de interpretación se usa y qué equipos hacen falta en la sala. El resto del plan se construye a partir de ahí.
La mayoría de problemas el día del evento vienen de decisiones tardías: intérpretes que reciben las presentaciones la noche antes, cabinas sin sitio en la sala o asistentes que no saben dónde recoger el receptor.
Antes de nada, define el evento multilingüe
- Número de asistentes previsto y de qué países vienen.
- Idiomas de los ponentes e idiomas que necesita escuchar el público.
- Formato: presencial, online o híbrido.
- Agenda: número de sesiones, duración y si hay sesiones paralelas.
- Contenido: técnico, médico, legal o divulgativo.
Con estas respuestas un proveedor puede proponer el equipo y la modalidad. Sin ellas, cualquier presupuesto será una estimación que cambiará después.
Elige la modalidad de interpretación
En congresos y jornadas con público se usa casi siempre simultánea en cabina, porque no alarga la agenda. Para mesas redondas pequeñas, visitas o reuniones paralelas puede bastar la consecutiva o la de enlace.
Si dudas, lo comparamos en interpretación simultánea y consecutiva, diferencias y cuál elegir. Y si parte del público se conecta, revisa interpretación presencial, remota o híbrida.
Calcula el equipo de intérpretes y cabinas
Las normas profesionales de AIIC recomiendan al menos dos intérpretes por idioma y cabina, y en general una cabina por idioma de destino. Las jornadas largas o muy técnicas pueden necesitar más personas.
| Escenario | Cabinas | Intérpretes mínimos según AIIC |
|---|---|---|
| Dos idiomas, uno hacia el otro | 1 | 2 |
| Tres idiomas, todos entre sí | 3 | 5 |
| Cuatro idiomas, todos entre sí | 4 | 8 |
Estas cifras son mínimos. Conviene confirmarlas con el proveedor en función de la duración real y de las combinaciones de idiomas.
Reserva la parte técnica
- Confirma con la sede si tiene cabinas fijas o si hay que montar cabinas móviles.
- Reserva espacio para las cabinas con visión directa del escenario y de la pantalla.
- Calcula receptores para todos los asistentes que los necesiten, con un margen.
- Asegura un técnico de sonido durante todo el evento.
- Si hay público online, decide la plataforma y quién gestiona los canales de idioma.
Tienes más detalle sobre normas y sistemas en cabinas de interpretación y equipos de simultánea.
Prepara el material para los intérpretes
AIIC recomienda enviar la documentación de trabajo con antelación y pedir una sesión informativa cuando el tema lo requiera. Es la medida que más mejora la calidad y la que más se olvida.
- Programa con nombres de ponentes, cargos y empresas.
- Presentaciones y discursos, aunque sean borradores.
- Vídeos que se vayan a proyectar, con su guion si existe.
- Glosario con siglas, productos y términos internos.
Si te preocupa la confidencialidad del material, pide un acuerdo de confidencialidad al proveedor. Es una práctica habitual en juntas y presentaciones de resultados.
Si estás empezando a preparar tu evento, podemos revisar contigo el plan y dimensionar intérpretes y equipos.
El día del evento multilingüe
- Prueba de sonido con intérpretes y técnico antes de abrir puertas.
- Punto de entrega de receptores con personal que explique cómo usarlos.
- Aviso en la presentación inicial sobre los canales de idioma.
- Micrófono obligatorio para ponentes y para el turno de preguntas.
- Recogida de receptores a la salida, con control de unidades.
Un detalle que se olvida a menudo es el turno de preguntas. Si el público pregunta sin micrófono, los intérpretes no lo oyen y una parte de la sala se queda sin respuesta.
Después del evento
Si se ha grabado la interpretación, comprueba que estaba acordado con el proveedor y para qué uso. Y recoge la opinión de los asistentes de cada idioma: es la mejor forma de ajustar el siguiente evento.
Para congresos y jornadas tienes toda la información en nuestro servicio de interpretación de conferencias, y para calcular el presupuesto, en cuánto cobra un intérprete.
Preguntas frecuentes
Estas son las preguntas que más nos hacen los organizadores mientras preparan un congreso o una jornada con varios idiomas.
¿Con cuánta antelación hay que contratar intérpretes para un congreso?
Cuanto antes, mejor. En simultánea y en combinaciones de idiomas poco frecuentes conviene reservar con semanas de margen, porque los intérpretes especializados tienen agendas cerradas y las cabinas también se reservan.
¿Cuántos intérpretes necesita un evento con tres idiomas?
Si los tres idiomas se interpretan entre sí, las normas de AIIC fijan como mínimo tres cabinas y cinco intérpretes. La cifra sube si las jornadas son largas o el contenido es muy técnico.
¿Qué material hay que enviar a los intérpretes?
El programa con nombres y cargos, las presentaciones y discursos, los vídeos que se vayan a proyectar y un glosario con siglas y términos propios. Cuanto antes llegue, mejor preparada estará la interpretación.
¿Hay que dar receptores a todos los asistentes?
Solo a quienes necesiten escuchar otro idioma, pero conviene calcular un margen. Prevé un punto de entrega con personal que explique cómo cambiar de canal y un sistema para recogerlos al final.
¿Se puede grabar la interpretación de un evento?
Sí, pero debe acordarse con el proveedor antes del evento, indicando el uso que se dará a la grabación. No conviene darlo por incluido en el presupuesto si no aparece por escrito.
¿Qué pasa con el turno de preguntas?
Es el momento con más incidencias. Si quien pregunta no usa micrófono, los intérpretes no le oyen. Ten micrófonos de mano preparados y pide al moderador que espere a que llegue el micrófono antes de dar la palabra.
Llevo más de 6 años ayudando a empresas a crecer más allá de sus fronteras. En Linguaserve trabajo cada día en la intersección entre idiomas, tecnología e internacionalización, y sé de primera mano lo que cuesta entrar en un nuevo mercado sin la estrategia de comunicación adecuada. Si tienes dudas sobre cómo escalar tu negocio al exterior, podemos hablar.
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